Muğla Uygunsuzluk ve CAPA Takibi: İş Güvenliğinde Sürekli İyileştirmenin Anahtarı

İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) alanında faaliyet gösteren her işletme için, potansiyel tehlikeleri proaktif bir şekilde yönetmek ve olası riskleri en aza indirmek hayati önem taşır. Bu bağlamda, uygunsuzluk ve CAPA (Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler) takibi, İSG yönetim sistemlerinin temel taşlarından birini oluşturur. 2025 yılı itibarıyla, mevzuatların ve standartların sürekli güncellenmesiyle birlikte, bu süreçlerin etkin yürütülmesi daha da kritik hale gelmiştir. Deneyimli bir İSG uzmanı olarak, bu içeriğimizde uygunsuzluk ve CAPA takibinin ne anlama geldiğini, neden zorunlu olduğunu, nasıl uygulandığını ve işletmelerinize sağlayacağı faydaları detaylı bir şekilde ele alacağız. Amacımız, iş yerlerinizde güvenli bir çalışma ortamı oluşturmanıza ve İSG performansınızı sürekli iyileştirmenize yardımcı olmaktır.

Uygunsuzluk ve CAPA Takibi Nedir?

Uygunsuzluk, bir iş sağlığı ve güvenliği yönetim sisteminin veya ilgili yasal düzenlemelerin gerektirdiği bir şartın yerine getirilmemesi durumudur. Bu, bir kural ihlali, bir eksiklik, bir tehlike kaynağı veya bir riskin yeterince yönetilemediği bir anlama gelebilir. Uygunsuzluklar, küçük bir idari hata olabileceği gibi, ciddi bir iş kazasına yol açabilecek potansiyel bir tehlike de olabilir.

CAPA (Corrective and Preventive Actions) yani Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler ise, tespit edilen uygunsuzlukların temel nedenlerini ortadan kaldırmak ve gelecekte benzer uygunsuzlukların tekrar yaşanmasını önlemek için uygulanan sistematik bir yaklaşımdır. CAPA süreci, uygunsuzluğun sadece belirtilerini değil, kök nedenlerini de ele alarak kalıcı çözümler üretmeyi hedefler. 2025 itibarıyla, teknolojik gelişmeler ve veri analizi yeteneklerinin artmasıyla birlikte, CAPA süreçleri daha akıllı ve veri odaklı hale gelmektedir.

Uygunsuzluk ve CAPA Takibinin Temel Bileşenleri (2025 Güncel Yaklaşımı):

• Tespit ve Kayıt: Uygunsuzlukların (denetimler, ramak kala bildirimleri, şikayetler, kazalar vb. yoluyla) hızlı ve doğru bir şekilde tespit edilmesi ve kayıt altına alınması.
• Analiz: Tespit edilen uygunsuzlukların kök nedenlerinin belirlenmesi (5N1K, Balık Kılçığı vb. yöntemlerle).
• Planlama: Kök nedenlere yönelik düzeltici ve önleyici faaliyetlerin (CAPA) planlanması.
• Uygulama: Planlanan CAPA faaliyetlerinin zamanında ve etkin bir şekilde uygulanması.
• Doğrulama: Uygulanan CAPA faaliyetlerinin etkinliğinin ölçülmesi ve uygunsuzluğun giderildiğinin teyit edilmesi.
• Kapanış ve İzleme: Faaliyetlerin başarılı olması durumunda kapatılması ve uzun vadeli etkisinin izlenmesi.

Günümüzde, dijitalleşmenin etkisiyle, uygunsuzluk ve CAPA takibi için özel yazılımlar ve platformlar kullanılmakta, bu da süreci daha şeffaf, izlenebilir ve raporlanabilir hale getirmektedir.

Uygunsuzluk ve CAPA Takibi Nasıl Çalışır?

Uygunsuzluk ve CAPA takibi, İSG yönetim sistemlerinin ayrılmaz bir parçasıdır ve döngüsel bir iyileştirme prensibine dayanır. Süreç genellikle aşağıdaki adımları içerir:

1. Uygunsuzluğun Tespiti: İş yerindeki denetimler (periyodik, rastgele, özel), iş kazaları, meslek hastalıkları, ramak kala olaylar, çalışan bildirimleri, dış denetimler veya iç gözlemler sonucunda bir uygunsuzluk ortaya çıkar. Örneğin, bir ekipmanın koruyucusunun eksik olması, tehlikeli kimyasalların yanlış etiketlenmesi veya acil çıkış yollarının açık olmaması bir uygunsuzluktur.
2. Uygunsuzluğun Kaydedilmesi: Tespit edilen uygunsuzluk, bir uygunsuzluk kayıt formu veya dijital bir sistem aracılığıyla belgelenir. Bu kayıtta, uygunsuzluğun ne olduğu, nerede olduğu, ne zaman tespit edildiği, kim tarafından tespit edildiği ve ilgili fotoğraflar gibi detaylar yer alır.
3. Uygunsuzluğun Analizi ve Kök Neden Belirleme: Kaydedilen uygunsuzluğun sadece yüzeydeki belirtileri değil, altında yatan asıl nedenleri ortaya çıkarılmalıdır. Bu aşamada, 5N1K (Ne, Nerede, Nasıl, Neden, Ne Zaman, Kim), Balık Kılçığı (Ishikawa) Diyagramı, 5 Neden Analizi gibi kök neden analizi araçları kullanılır. Örneğin, koruyucu kapağın eksikliği, sadece bakım personelinin dikkatsizliği değil, aynı zamanda bakım prosedürlerinin yetersizliği veya yedek parça tedarik zincirindeki bir aksaklık olabilir.
4. Düzeltici ve Önleyici Faaliyetlerin (CAPA) Planlanması: Kök nedenler belirlendikten sonra, bu nedenleri ortadan kaldırmaya yönelik somut eylemler planlanır. Düzeltici faaliyetler mevcut uygunsuzluğun giderilmesine odaklanırken, önleyici faaliyetler ise gelecekte benzer uygunsuzlukların oluşmasını engellemeye yöneliktir. Planlama aşamasında, kimin sorumlu olacağı, hangi kaynakların kullanılacağı, ne kadar sürede tamamlanacağı ve başarı kriterleri netleştirilir.
5. CAPA Faaliyetlerinin Uygulanması: Planlanan düzeltici ve önleyici faaliyetler belirlenen zaman çizelgesine uygun olarak hayata geçirilir. Bu, yeni bir prosedürün yazılması, eğitimlerin verilmesi, ekipmanların onarılması veya değiştirilmesi, çalışma talimatlarının güncellenmesi gibi çeşitli aksiyonları içerebilir.
6. Doğrulama ve Etkinlik Değerlendirmesi: CAPA faaliyetleri tamamlandıktan sonra, bu faaliyetlerin uygunsuzluğu gerçekten giderip gidermediği ve gelecekte tekrar yaşanmasını engelleyip engellemediği doğrulanır. Bu doğrulama, yeniden denetimler, gözlemler veya performans ölçümleri ile yapılabilir. Eğer faaliyetler etkili bulunmazsa, süreç yeniden başlar ve farklı çözümler aranır.
7. Kapatma ve İzleme: Başarılı bir şekilde uygulanan ve etkinliği doğrulanan CAPA'lar kapatılır. Ancak, İSG'de sürekli iyileştirme esastır. Bu nedenle, kapatılan CAPA'ların uzun vadeli etkileri de izlenmeli ve sistemin genel İSG performansına katkısı değerlendirilmelidir.

Yasal Zorunluluklar ve Mevzuat

Türkiye'de uygunsuzluk ve CAPA takibi, 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ve ilgili yönetmeliklerle açıkça düzenlenmiştir. Bu yasal çerçeve, işletmelerin sadece kaza ve yaralanmaları önlemesini değil, aynı zamanda güvenli bir çalışma ortamı oluşturma ve sürdürme yükümlülüğünü de belirler.

Temel Yasal Dayanaklar ve 2025 Güncel Yaklaşımlar:

• 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu: Kanun, işverenlere genel bir önleme politikası uygulama, risk değerlendirmesi yapma, çalışanları bilgilendirme ve eğitme, gerekli denetimleri yapma ve sağlık gözetimini sağlama gibi yükümlülükler getirir. Bu yükümlülüklerin yerine getirilmemesi, uygunsuzluk olarak değerlendirilir ve düzeltici faaliyetler gerektirir.
• İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sistemleri Yönetmeliği (veya ilgili güncel düzenlemeler): Bu yönetmelikler, işverenlerin İSG yönetim sistemleri kurmalarını ve bu sistemlerin sürekli iyileştirilmesini teşvik eder. Sistemlerin etkinliği, uygunsuzlukların tespiti, analizi ve CAPA süreçlerinin doğru işletilmesi ile ölçülür. 2025 itibarıyla, bu yönetmelikler dijital İSG çözümlerini ve veri odaklı risk yönetimini daha fazla vurgulamaktadır.
• İş Ekipmanlarının Periyodik Kontrol Esasları Yönetmeliği, Kişisel Koruyucu Donanımların İşyerlerinde Kullanılması Hakkında Yönetmelik vb. ilgili yönetmelikler: Bu yönetmelikler, belirli iş ekipmanlarının veya kişisel koruyucu donanımların kullanımına ilişkin spesifik gereklilikleri belirler. Bu gerekliliklere uyulmaması uygunsuzluktur ve düzeltici faaliyetler gerektirir.
• ISO 45001:2018 (İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sistemleri): Bu uluslararası standart, iş sağlığı ve güvenliği performansını sürekli iyileştirmek için bir çerçeve sunar. ISO 45001, uygunsuzlukların yönetimi ve CAPA süreçlerini sistemin temel bir parçası olarak tanımlar. Standart, kuruluşların uygunsuzlukları tespit etmelerini, kök nedenlerini analiz etmelerini ve bu uygunsuzlukları gidermek ve tekrarını önlemek için eylemler planlayıp uygulamalarını şart koşar. 2025'te, ISO 45001'in dijital entegrasyonu ve risk bazlı düşünme yetkinliği daha da önem kazanmıştır.

Bu yasal düzenlemeler ve standartlar, işletmelerin uygunsuzlukları göz ardı etmemesi, aksine bunları birer öğrenme ve iyileştirme fırsatı olarak görmesi gerektiğini vurgular. Etkin bir uygunsuzluk ve CAPA takibi, sadece yasal uyumluluğu sağlamakla kalmaz, aynı zamanda iş yerinde güvenliği artırır ve operasyonel verimliliği yükseltir.

Kimler İçin Gereklidir?

Uygunsuzluk ve CAPA takibi, iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili herhangi bir yasal yükümlülüğü veya yönetim sistemi standardına tabi olan tüm işletmeler için gereklidir. Bu, sektör, büyüklük veya faaliyet alanı fark etmeksizin geçerlidir. Ancak, bazı sektörler ve durumlarda bu süreçlerin önemi daha da artmaktadır:

• Yüksek Riskli Sektörler: İnşaat, madencilik, kimya sanayi, enerji üretimi, imalat sanayi gibi iş kazası ve meslek hastalığı riskinin yüksek olduğu sektörlerde, uygunsuzlukların tespiti ve etkin CAPA yönetimi, ciddi sonuçları önlemek için hayati öneme sahiptir.
• ISO 45001 Belgesi Olan veya Almayı Hedefleyen Kuruluşlar: ISO 45001 standardı, uygunsuzluk yönetimi ve CAPA süreçlerini zorunlu kılar. Bu belgeye sahip olmak veya başvurmak isteyen firmalar için bu takibin sistematik olarak yapılması şarttır.
• Yasal Denetimlere Tabi İşletmeler: İş Teftiş Kurulu Başkanlığı tarafından yapılan denetimlerde uygunsuzluklar tespit edilebilir. Bu uygunsuzlukların takibi ve giderilmesi, yasal yaptırımlardan kaçınmak için önemlidir.
• Büyük Ölçekli İşletmeler: Çalışan sayısı fazla olan ve karmaşık operasyonlara sahip işletmelerde, potansiyel uygunsuzlukların ve risklerin yönetimi daha zorlu olabilir. Bu nedenle, etkin bir CAPA sistemi, operasyonel süreklilik ve güvenlik açısından kritik rol oynar.
• Yeni Teknolojiler veya Süreçler Uygulayan İşletmeler: Yeni ekipmanlar, üretim yöntemleri veya yazılımlar kullanılırken ortaya çıkabilecek potansiyel risklerin ve uygunsuzlukların erken tespiti ve yönetimi, olası sorunların önüne geçilmesini sağlar.
• Hizmet Sağlayıcılar ve Tedarikçiler: Kendi tedarik zincirlerinin veya hizmetlerinin güvenliğini sağlamak isteyen büyük firmalar, tedarikçilerinden de benzer İSG standartlarına uymalarını ve uygunsuzluklarını takip etmelerini bekleyebilirler.

Özetle, uygunsuzluk ve CAPA takibi, bir işletmenin İSG performansını sürekli olarak iyileştirmesi, yasalara uyması, çalışanlarının sağlığını ve güvenliğini koruması ve operasyonel risklerini minimize etmesi için vazgeçilmez bir süreçtir. 2025 itibarıyla, bu süreçlerin dijital araçlarla desteklenmesi ve veri analizi ile güçlendirilmesi, verimliliği ve etkinliği daha da artıracaktır.

Avantajları ve Faydaları

Etkin bir uygunsuzluk ve CAPA takibi sistemi, bir işletmeye sadece yasal uyumluluk sağlamakla kalmaz, aynı zamanda birçok stratejik ve operasyonel avantaj sunar. Bu faydalar, işletmenin genel başarısı ve sürdürülebilirliği üzerinde doğrudan etkilidir.

Uygunsuzluk ve CAPA Takibinin Başlıca Avantajları (2025 Perspektifiyle):

• İş Kazaları ve Meslek Hastalıklarının Azalması: Uygunsuzlukların erken tespiti ve kök nedenlerinin giderilmesi, potansiyel tehlikeleri ortadan kaldırarak iş kazaları ve meslek hastalıkları riskini önemli ölçüde düşürür. Bu, hem çalışanların sağlığı ve refahı için önemlidir hem de işletmenin maliyetlerini azaltır.
• Yasal Uyumluluk ve Cezalardan Kaçınma: 6331 Sayılı Kanun ve ilgili yönetmeliklere uyum, denetimlerde sorun yaşanmasını ve idari para cezaları ile karşılaşılmasını engeller. Etkin bir CAPA süreci, yasal gerekliliklerin yerine getirildiğinin kanıtı niteliğindedir.
• Operasyonel Verimliliğin Artması: Güvenli bir çalışma ortamı, çalışanların daha motive ve verimli çalışmasını sağlar. Üretim süreçlerindeki aksaklıklar, ekipman arızaları veya işten çıkarmalar gibi operasyonel kesintilerin önüne geçilir.
• Maliyetlerin Düşürülmesi: İş kazaları, meslek hastalıkları, ekipman hasarları, yasal cezalar, sigorta primlerindeki artışlar ve üretkenlik kaybı gibi doğrudan ve dolaylı maliyetler önemli ölçüde azalır.
• İtibar ve Marka Değerinin Yükselmesi: Güvenli bir çalışma ortamı sunan işletmeler, hem çalışanları hem de müşterileri nezdinde olumlu bir imaj çizer. Bu, yetenekli personeli çekmeye, mevcut personeli elde tutmaya ve müşteri memnuniyetini artırmaya yardımcı olur.
• Sürekli İyileştirme Kültürünün Oluşması: CAPA süreci, bir işletmede sürekli öğrenme ve iyileştirme kültürünü teşvik eder. Her uygunsuzluk, sistemin zayıf yönlerini ortaya çıkaran ve geliştirme fırsatı sunan bir derstir.
• Risk Yönetimi Yetkinliğinin Gelişmesi: Uygunsuzluk ve CAPA takibi, risk değerlendirmesi ve risk yönetiminin doğal bir parçasıdır. Bu süreçler, işletmenin genel risk yönetimi yetkinliğini artırır.
• Dijitalleşme ve Veri Analizi İmkanları: 2025'te gelişmiş dijital platformlar, uygunsuzluk verilerini toplamak, analiz etmek ve eğilimleri belirlemek için güçlü araçlar sunar. Bu veriler, stratejik kararlar almak ve gelecekteki riskleri daha iyi öngörmek için kullanılır.
• Çalışan Katılımının Artması: Çalışanların uygunsuzlukları bildirmeleri ve iyileştirme süreçlerine katılmaları teşvik edildiğinde, iş yerindeki güvenlik bilinci artar ve çalışanların aidiyet duygusu güçlenir.

Sonuç olarak, uygunsuzluk ve CAPA takibi, İSG'nin sadece bir zorunluluk olmanın ötesine geçerek, işletmeler için stratejik bir avantaj haline gelmesini sağlar. Bu süreçlerin ciddiye alınması ve etkin bir şekilde yönetilmesi, hem insan odaklı bir çalışma ortamı yaratır hem de işletmenin rekabet gücünü artırır.