Gümüşhane İSG Doküman Yönetimi: 2025'te Güvenli Bir İş Ortamı İçin Vazgeçilmez Bir Süreç

İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) alanında faaliyet gösteren tüm işletmeler için doküman yönetimi, sadece yasal bir zorunluluk olmanın ötesinde, iş süreçlerinin etkinliği, risklerin azaltılması ve sürekli iyileştirme kültürü için kritik bir öneme sahiptir. Özellikle 2025 itibarıyla değişen ve gelişen mevzuat ile teknolojik yenilikler, doküman yönetimini daha stratejik bir hale getirmiştir. Bu rehberde, İSG doküman yönetiminin ne olduğunu, 2025 yılı itibarıyla güncel yasal gerekliliklerini, etkin bir doküman yönetim sisteminin nasıl kurulup işletileceğini ve bu süreçte İSG yazılım hizmetlerinin sunduğu avantajları detaylı bir şekilde ele alacağız. Amacımız, işletmelerin doküman yönetimini en üst düzeyde verimlilikle gerçekleştirmelerine ve güvenli bir çalışma ortamı tesis etmelerine yardımcı olmaktır.

İSG Doküman Yönetimi Nedir?

İSG doküman yönetimi, bir iş yerinde iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili tüm bilgilerin, prosedürlerin, kayıtların, eğitim materyallerinin, risk değerlendirmelerinin, acil durum planlarının ve diğer ilgili belgelerin oluşturulması, düzenlenmesi, saklanması, güncellenmesi, dağıtılması ve imha edilmesi süreçlerini kapsayan sistematik bir yaklaşımdır. Bu süreç, hem kağıt tabanlı hem de dijital ortamda yürütülebilir. 2025 itibarıyla dijitalleşmenin hız kazanmasıyla birlikte, bulut tabanlı İSG yazılımları aracılığıyla doküman yönetimi daha erişilebilir, izlenebilir ve güvenli hale gelmiştir. Etkin bir doküman yönetimi, ilgili tüm paydaşların (çalışanlar, yöneticiler, denetçiler) doğru bilgiye zamanında ulaşmasını sağlayarak risklerin öngörülmesini, önleyici tedbirlerin alınmasını ve kaza/olay sonrası analizlerin doğru yapılmasını mümkün kılar.

İSG Doküman Yönetimi Nasıl Çalışır? (2025 Güncel Yaklaşımı)

2025 yılında İSG doküman yönetimi, entegre ve akıllı sistemler aracılığıyla daha dinamik bir yapıya kavuşmuştur. Temel işleyiş adımları şu şekildedir:

• Doküman Oluşturma ve Geliştirme: İSG politikaları, prosedürler, talimatlar, risk değerlendirmeleri gibi belgeler, ilgili mevzuata (6331 Sayılı Kanun, ilgili yönetmelikler) ve ISO 45001:2018 gibi standartlara uygun olarak, uzmanlar tarafından hazırlanır. Dijital platformlar, şablonlar ve işbirliği araçları sunarak bu süreci hızlandırır.
• Onay ve Kontrol Süreçleri: Oluşturulan dokümanlar, belirlenen yetkililer tarafından gözden geçirilir, onaylanır ve revize edilir. Bu süreç, dijital onay mekanizmaları ile çok daha hızlı ve şeffaf hale gelir.
• Dağıtım ve Erişim: Onaylanan dokümanlar, ilgili tüm çalışanlara ve departmanlara kolayca ulaştırılır. İSG yazılımları, dokümanların güncel sürümlerine erişimi kolaylaştırır ve eski sürümlerin karışmasını engeller.
• Saklama ve Arşivleme: Dokümanlar, yasal saklama sürelerine uygun olarak güvenli bir şekilde muhafaza edilir. Dijital arşivleme, fiziksel alan ihtiyacını ortadan kaldırır ve arama/erişim kolaylığı sağlar.
• Güncelleme ve Gözden Geçirme: Mevzuattaki değişiklikler, teknolojik gelişmeler, iş süreçlerindeki değişimler veya yaşanan olaylar doğrultusunda dokümanlar periyodik olarak gözden geçirilir ve güncellenir. Bu süreç, otomatik hatırlatmalarla desteklenir.
• İmha Süreçleri: Yasal saklama süresi dolan dokümanlar, gizlilik ilkelerine uygun olarak güvenli bir şekilde imha edilir.

Yasal Zorunluluklar ve Mevzuat (2025 Güncel Durum)

Türkiye'de İSG doküman yönetimi, öncelikli olarak 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ve bu kanuna dayanılarak çıkarılan ilgili yönetmelikler tarafından düzenlenmektedir. 2025 yılı itibarıyla bu yasal çerçeve şu temel gereklilikleri içermektedir:

• Risk Değerlendirmesi: Her iş yeri için işin her aşamasında karşılaşılacak tehlikeler ile risklerin belirlenmesi, analiz edilmesi ve kontrol altına alınmasına yönelik dokümanlar hazırlanmalıdır. (Risk Değerlendirmesi Yönetmeliği)
• Acil Durum Planları: Yangın, deprem, sel gibi acil durumlara karşı hazırlıklı olmak için planlar hazırlanmalı ve dokümante edilmelidir. (Binaların Yangından Korunması Hakkında Yönetmelik, Afet ve Acil Durum Yönetimi Başkanlığı mevzuatı)
• Eğitim Kayıtları: Çalışanların İSG eğitimlerine katılımına dair kayıtlar tutulmalıdır. (İş Sağlığı ve Güvenliği Eğitimlerinin Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik)
• İş Kazası ve Meslek Hastalığı Kayıtları: Meydana gelen iş kazaları ve meslek hastalıklarına ilişkin bildirimler ve kayıtlar tutulmalıdır. (İş Kazası ve Meslek Hastalığı Bildirimi Hakkında Yönetmelik)
• İSG Politikası ve Hedefleri: İşverenler, iş sağlığı ve güvenliği konusundaki taahhütlerini belirten bir İSG politikası oluşturmalı ve bu politikaya uygun hedefler belirlemelidir.
• Periyodik Kontroller ve Muayeneler: Makine, ekipman ve tesislerin periyodik bakım ve muayenelerine ilişkin kayıtlar tutulmalıdır.
• İş Hijyeni Ölçümleri: Gerekli hallerde yapılan iş hijyeni ölçümlerinin sonuçları kayıt altına alınmalıdır.

Tablo 1: Temel İSG Dokümanları ve Yasal Dayanakları (2025)

Kimler İçin Gereklidir? (2025 Perspektifi)

İSG doküman yönetimi, 6331 Sayılı Kanun kapsamına giren tüm iş yerleri için zorunludur. Bu, sektör, büyüklük veya çalışan sayısı fark etmeksizin tüm kamu ve özel kurumları kapsar. 2025 yılı itibarıyla bu zorunluluk, dijitalleşmenin getirdiği kolaylıklar ve artan denetim beklentileriyle daha da önem kazanmıştır. Özellikle:

• Sanayi ve Üretim Sektörleri: Yüksek risk içeren bu sektörlerde detaylı risk analizleri ve prosedürler hayati önem taşır.
• İnşaat Sektörü: Şantiye bazlı çalışmalarda dokümanların güncel ve erişilebilir olması, denetimler ve güvenlik açısından kritiktir.
• Sağlık Kurumları: Hastaneler, poliklinikler gibi yerlerde hasta güvenliği ve personel sağlığına yönelik dokümanlar titizlikle yönetilmelidir.
• Hizmet Sektörü: Ofis ortamları dahil olmak üzere, çalışanların sağlığını ve güvenliğini ilgilendiren her türlü doküman yönetimi gereklidir.
• Kamu Kurumları: Yasal uyumluluk ve şeffaflık ilkeleri gereği, doküman yönetimi kamu kurumları için de önceliklidir.

Avantajları ve Faydaları (2025 ve Ötesi)

Etkin bir İSG doküman yönetimi sistemi kurmak ve sürdürmek, işletmelere pek çok avantaj sağlar:

• Yasal Uyum: Mevzuata tam uyumluluk sağlayarak olası cezai yaptırımlardan kaçınılır.
• Risk Azaltma: Detaylı analizler ve önleyici tedbirler sayesinde iş kazaları ve meslek hastalıkları riski önemli ölçüde azalır.
• Verimlilik Artışı: Standartlaşmış süreçler ve kolay erişilebilir bilgi, iş süreçlerini hızlandırır ve verimliliği artırır.
• Maliyet Tasarrufu: Kazaların ve hastalıkların azalması, tedavi, tazminat ve iş gücü kaybı gibi maliyetleri düşürür.
• Sürekli İyileştirme: Dokümanlar üzerinden yapılan analizler, İSG performansının sürekli iyileştirilmesi için veri sağlar.
• Şeffaflık ve Hesap Verebilirlik: Tüm süreçlerin kayıt altına alınması, denetimlerde ve iç süreçlerde şeffaflık ve hesap verebilirlik sağlar.
• Kurumsal İtibar: Güvenli bir çalışma ortamı ve etkin İSG yönetimi, şirketin itibarını olumlu etkiler.
• Dijitalleşmenin Getirdiği Kolaylıklar: 2025 itibarıyla İSG yazılım hizmetleri sayesinde dokümanlara her yerden erişim, otomatik yedekleme, gelişmiş arama özellikleri gibi faydalar elde edilir.