Kilis uniFLOW: Baskı ve Yazıcı Sistemlerinde Güvenliğin Yeni Adresi (2025)

Günümüz iş dünyasında, baskı ve fotokopi cihazlarının yoğun olarak kullanıldığı ofis ortamlarında iş sağlığı ve güvenliği (İSG) giderek daha fazla önem kazanmaktadır. Bu bağlamda, uniFLOW gibi entegre yönetim çözümleri, sadece operasyonel verimliliği artırmakla kalmayıp, aynı zamanda çalışanların sağlığını ve güvenliğini koruma konusunda da kritik bir rol oynamaktadır. 2025 yılı itibarıyla mevzuat ve teknoloji alanındaki güncellemelerle birlikte, baskı ve yazıcı sistemlerinin İSG standartlarına uygunluğunun sağlanması, yasal bir zorunluluk olmanın ötesinde, kurumsal sorumluluğun da bir göstergesi haline gelmiştir. Bu rehber, uniFLOW'un baskı ve fotokopi yazıcı alanındaki İSG uygulamalarındaki yerini, yasal gerekliliklerini ve sunduğu avantajları detaylı bir şekilde ele alarak, işletmenizin güvenli bir çalışma ortamı oluşturmasına katkı sağlamayı amaçlamaktadır. Hedef kitlemiz, İSG profesyonelleri, İdari İşler yöneticileri, BT yöneticileri ve iş güvenliği konusunda hassasiyet gösteren tüm işletme sahipleridir.

uniFLOW Nedir?

uniFLOW, küresel bir belge yönetimi ve baskı çözümleri sağlayıcısı olan Canon tarafından geliştirilmiş, entegre bir platformdur. Temel amacı, kuruluşların baskı, fotokopi ve tarama gibi tüm belge üretme süreçlerini tek bir merkezi sistem üzerinden yöneterek hem verimliliği artırmak hem de maliyetleri düşürmektir. Ancak uniFLOW'un sunduğu değer, operasyonel faydaların çok ötesine geçerek, 2025 yılı itibarıyla İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) perspektifinde de önemli bir yere sahip olmuştur. Bu platform, kullanıcı kimlik doğrulama, baskı işlerini güvenli bir şekilde bırakma (secure print release), baskı hacimlerinin takibi ve raporlanması gibi özellikleriyle bilinir. 2025 güncel bilgiler ışığında, uniFLOW'un İSG ile entegrasyonu, özellikle belge çıktılarının güvenliği, zararlı maddelere maruz kalma riskinin azaltılması ve enerji verimliliği gibi alanlarda öne çıkmaktadır.

uniFLOW'un İSG Odaklı Özellikleri (2025)

• Güvenli Baskı ve Kimlik Doğrulama: Çalışanların kişisel kimlik bilgileriyle (kart okuyucu, PIN vb.) oturum açarak baskı almasını sağlamak, yetkisiz kişilerin hassas belgelere erişimini engeller. Bu, veri güvenliğini sağlarken, aynı zamanda iş akışındaki gereksiz fiziksel etkileşimi de azaltır.
• Zararlı Madde Maruziyetinin Azaltılması: Gelişmiş filtreleme ve bakım takibi özellikleri sayesinde, yazıcıların ve fotokopi cihazlarının toner tozları gibi potansiyel zararlı maddeleri daha etkin bir şekilde yönetmesine yardımcı olur. 2025 itibarıyla, bu tür emisyonlar için sıkılaşan çevresel ve sağlık standartları, uniFLOW'un bu alandaki rolünü pekiştirmektedir.
• Enerji Verimliliği ve Çevresel Etki: Baskı işlerinin optimize edilmesi, gereksiz baskıların önlenmesi ve cihazların bekleme modlarında daha az enerji tüketmesi sağlanarak hem maliyetler düşürülür hem de çevresel ayak izi azaltılır. Bu, ISO 14001 gibi çevre yönetim standartlarıyla uyumludur.
• Bakım ve Arıza Yönetimi: Cihazların düzenli bakım takibi ve arıza bildirimlerinin otomatikleştirilmesi, cihazların en verimli ve güvenli şekilde çalışmasını sağlar. Arızalı veya bakımsız cihazların neden olabileceği olası kazaların önüne geçilir.

uniFLOW Nasıl Çalışır?

uniFLOW, baskı ve belge yönetimi süreçlerini dijitalleştiren ve merkezileştiren bir yazılım çözümüdür. Temel çalışma prensibi, bir kuruluşun tüm baskı cihazlarını (yazıcılar, fotokopi makineleri, çok fonksiyonlu cihazlar) tek bir ağ üzerinde birleştirmek ve bu cihazlardan çıkan tüm çıktıları akıllıca yönetmektir. 2025 güncel bilgiler doğrultusunda, uniFLOW'un çalışma mekanizması şu şekilde özetlenebilir:

uniFLOW'un İşleyiş Adımları (2025)

1. Kurulum ve Entegrasyon: uniFLOW yazılımı, kuruluşun IT altyapısına entegre edilir. Mevcut tüm baskı cihazları, ağ üzerinden uniFLOW sunucusuna bağlanır. Bu süreçte, 6331 Sayılı Kanun ve ilgili yönetmeliklerde belirtilen ağ güvenliği ve veri gizliliği standartları göz önünde bulundurulur.
2. Kullanıcı Yönetimi ve Kimlik Doğrulama: Her kullanıcıya benzersiz bir kimlik atanır (örneğin, bir erişim kartı, PIN kodu veya mobil uygulama). Kullanıcılar, bir belgeyi yazdırmak istediklerinde, bu kimliği kullanarak herhangi bir cihazda oturum açarlar.
3. Baskı İşlerinin Yönetimi: Kullanıcılar belgelerini ağdaki herhangi bir bilgisayardan gönderebilir. uniFLOW, bu baskı işlerini bir kuyruğa alır. Kullanıcı, baskısını almak istediği cihaza gittiğinde, kimliğini doğrulayarak kuyruktaki belgeleri seçer ve sadece kendisinin almasını sağlar. Bu, 'takip et ve al' (pull printing) olarak bilinir.
4. Kullanım Takibi ve Raporlama: uniFLOW, her kullanıcının, her cihazın ve her baskı işinin detaylı kayıtlarını tutar. Bu veriler, baskı hacimleri, maliyetler, cihaz kullanımı ve potansiyel İSG riskleri hakkında detaylı raporlar oluşturmak için kullanılır. 2025'te bu raporlar, mevzuat uyumluluğu ve risk değerlendirmeleri için temel teşkil eder.
5. Güvenlik ve Erişim Kontrolü: Sistem, hassas belgelerin kimler tarafından ve ne zaman basıldığını takip eder. Belirli belge türleri için ek güvenlik katmanları (örneğin, şifreleme) uygulanabilir.
6. Enerji ve Bakım Optimizasyonu: uniFLOW, cihazların kullanım durumlarını izleyerek gereksiz yere çalışan cihazları uyku moduna alabilir veya kapatabilir. Ayrıca, sarf malzemesi seviyelerini ve cihaz bakımı ihtiyaçlarını takip ederek proaktif bakım süreçlerini destekler.

Yasal Zorunluluklar ve Mevzuat

Türkiye'de iş sağlığı ve güvenliği alanında faaliyet gösteren her işletme, 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ve ilgili yönetmeliklere uymakla yükümlüdür. Baskı ve fotokopi yazıcıları da, çalışma ortamının bir parçası olarak İSG mevzuatının kapsamına girer. 2025 yılı itibarıyla bu mevzuat, teknolojik gelişmeler ve uluslararası standartlar paralelinde güncellenmeye devam etmektedir. uniFLOW gibi çözümler, bu yasal zorunlulukların yerine getirilmesinde önemli bir araçtır.

Baskı ve Yazıcı Sistemleri ile İlgili Yasal Yükümlülükler (2025 Güncel)

• Risk Değerlendirmesi: İşverenler, çalışma ortamındaki tüm riskleri değerlendirmek ve gerekli önleyici tedbirleri almakla yükümlüdür. Baskı cihazlarının bulunduğu alanlarda, toner tozları, ozon gazı emisyonları, elektromanyetik alanlar ve gürültü gibi potansiyel riskler değerlendirilmelidir. (6331 Sayılı Kanun Madde 4, 5, 6)
• Çalışanların Bilgilendirilmesi ve Eğitimi: Çalışanlar, kullandıkları cihazların potansiyel riskleri ve bu risklere karşı alınması gereken önlemler hakkında bilgilendirilmeli ve eğitilmelidir. uniFLOW'un sunduğu güvenli baskı özellikleri, çalışanları yetkisiz erişim riskleri konusunda bilgilendirmek için kullanılabilir. (6331 Sayılı Kanun Madde 15, 16)
• Kişisel Koruyucu Donanım (KKD): Toner değişimleri gibi riskli işlemler sırasında, çalışanların uygun KKD'leri (maske, eldiven vb.) kullanması sağlanmalıdır. uniFLOW'un bakım takibi, bu tür işlemlerin zamanında ve doğru şekilde yapılmasını teşvik eder.
• Çevresel Düzenlemeler: Baskı cihazlarının çevreye yaydığı kimyasal maddeler ve enerji tüketimi, ilgili çevresel düzenlemelere tabi olabilir. uniFLOW, enerji verimliliğini artırarak ve emisyonları kontrol ederek bu uyumluluğa katkı sağlar.
• ISO 45001:2018 Standardı: Uluslararası kabul görmüş bu standart, etkili bir İSG yönetim sistemi kurulmasını ve sürdürülmesini zorunlu kılar. uniFLOW gibi sistemler, İSG politikasının bir parçası olarak, belge yönetimi süreçlerinde risklerin azaltılmasına ve performansın sürekli iyileştirilmesine yardımcı olur.
• Mevzuat Güncellemeleri (2025 ve Sonrası): 2025 itibarıyla, özellikle kimyasal maddelerin kullanımı, hava kalitesi ve dijital güvenlik konularında mevzuatta ek düzenlemeler olması muhtemeldir. İşletmelerin bu güncellemeleri yakından takip etmesi gerekmektedir.

Kimler İçin Gereklidir?

uniFLOW, baskı, fotokopi ve belge yönetimi süreçlerini kullanan ve aynı zamanda iş sağlığı ve güvenliği standartlarını yükseltmek isteyen her ölçekteki işletme için faydalıdır. Ancak özellikle aşağıdaki gruplar için vazgeçilmezdir:

uniFLOW'un Fayda Sağlayacağı Başlıca İşletmeler ve Departmanlar (2025)

• Büyük ve Orta Ölçekli Şirketler: Geniş kullanıcı tabanına ve yoğun baskı ihtiyaçlarına sahip olan bu şirketler, uniFLOW ile hem maliyetleri kontrol edebilir hem de İSG uyumluluğunu sağlayabilir.
• Kamu Kurumları ve Belediyeler: Hassas verilerin işlendiği ve gizliliğin ön planda olduğu bu kurumlarda, güvenli baskı özellikleri büyük önem taşır.
• Sağlık Sektörü: Hasta kayıtları gibi gizli bilgilerin bulunduğu sağlık kuruluşlarında, uniFLOW veri güvenliğini ve hasta mahremiyetini korumada kritik rol oynar.
• Finans ve Bankacılık Sektörü: Müşteri bilgileri ve finansal verilerin güvenliği için uniFLOW'un sunduğu kimlik doğrulama ve güvenli baskı özellikleri hayati önemdedir.
• Hukuk Büroları: Gizli ve hassas hukuki belgelerin yönetimi, uniFLOW ile daha güvenli hale gelir.
• Hizmet Sağlayıcılar (Baskı ve Ofis Çözümleri): Kendi müşterilerine uniFLOW'u bir hizmet olarak sunarak katma değer yaratırlar.
• İSG Departmanları ve Yöneticileri: Çalışma ortamındaki riskleri azaltmak, yasal uyumluluğu sağlamak ve çalışan güvenliğini artırmak için uniFLOW'u bir araç olarak kullanırlar.
• BT Departmanları: Ağ güvenliği, cihaz yönetimi ve yazılım entegrasyonu konularında uniFLOW'un sunduğu merkezi yönetim avantajlarından yararlanırlar.
• İdari İşler ve Operasyon Departmanları: Baskı maliyetlerini düşürmek, operasyonel verimliliği artırmak ve ofis işleyişini optimize etmek için uniFLOW'u tercih ederler.

Avantajları ve Faydaları

uniFLOW, baskı ve yazıcı sistemlerinin yönetiminde sunduğu entegre çözümlerle işletmelere çok yönlü avantajlar sağlar. 2025 yılı itibarıyla bu avantajlar, sadece operasyonel verimlilikle sınırlı kalmayıp, iş sağlığı ve güvenliği, çevresel sürdürülebilirlik ve maliyet optimizasyonu gibi kritik alanları da kapsamaktadır.

uniFLOW'un İşletmelere Sunduğu Başlıca Avantajlar (2025)

• Maliyet Optimizasyonu:
• Gereksiz baskıların önlenmesi ve baskı hacimlerinin takibi ile kağıt, toner ve enerji tasarrufu sağlanır.
• Cihazların optimum kullanım oranına çıkarılmasıyla bakım ve onarım maliyetleri düşer.
• Merkezi yönetim sayesinde IT desteği ve operasyonel giderler azalır.
• Artırılmış Verimlilik:
• Çalışanlar, herhangi bir cihazdan baskılarını kimliklerini doğrulayarak hızlıca alabilirler.
• Otomatik iş akışı ve belge yönlendirme süreçleri hızlanır.
• Cihaz arızalarının proaktif takibi, iş kesintilerini minimize eder.
• Gelişmiş Güvenlik ve Gizlilik:
• Yetkisiz erişimi engelleyen güvenli baskı ve kimlik doğrulama özellikleri.
• Hassas belgelerin (örn. finansal raporlar, kişisel veriler) gizliliğinin korunması.
• Baskı işlerinin takibi sayesinde veri kaybı riskinin azaltılması.
• İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) Uyumluluğu:
• Potansiyel zararlı emisyonların (toner tozu, ozon) takibi ve azaltılmasına yardımcı olur.
• Cihazların düzenli bakımının yapılmasını teşvik ederek kazaların önüne geçilir.
• Çalışanların çalışma ortamındaki riskler hakkında bilgilendirilmesi için bir temel oluşturur.
• ISO 45001 gibi İSG yönetim standartlarına uyumu destekler.
• Çevresel Sürdürülebilirlik:
• Kağıt ve enerji tüketiminin azaltılmasıyla karbon ayak izi küçülür.
• Daha az atık üretimi sağlanır.
• ISO 14001 gibi çevre yönetim standartlarıyla uyumluluk artar.
• Merkezi Yönetim ve Kontrol:
• Tüm baskı altyapısının tek bir noktadan yönetilmesi.
• Kullanım verilerine dayalı stratejik kararlar alınması.
• IT ve İSG departmanlarının iş yükünün hafifletilmesi.