Aksaray Onay İş Akışları: Güvenli Bir İş Ortamı İçin Dijital Dönüşüm

İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) alanında faaliyet gösteren her işletme için, süreçlerin etkin ve güvenli bir şekilde yönetilmesi kritik öneme sahiptir. Bu bağlamda, onay iş akışları, risk değerlendirmelerinden acil durum planlarına, eğitim süreçlerinden iş izinlerine kadar pek çok İSG faaliyetinin şeffaf, izlenebilir ve standartlara uygun bir şekilde yürütülmesini sağlayan dijital araçlardır. 2025 yılı itibarıyla, teknolojik gelişmeler ve mevzuat güncellemeleri, onay iş akışlarının önemini daha da artırmıştır. Bu rehber, İSG Yazılım Hizmeti kapsamında onay iş akışlarının ne olduğunu, nasıl çalıştığını, yasal gerekliliklerini ve işletmeler için sunduğu eşsiz avantajları detaylı bir şekilde ele alacaktır. Özellikle 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ile ISO 45001:2018 standardının ışığında, firmaların güvenli ve verimli iş ortamları oluşturmalarına yardımcı olmayı amaçlamaktadır.

Onay İş Akışları Nedir?

Onay iş akışları, bir iş sürecinin belirli adımlardan geçerek nihai onay veya sonuca ulaşmasını sağlayan, önceden tanımlanmış bir dizi kural ve adımdan oluşan dijital sistemlerdir. İSG bağlamında, bu akışlar, belirli bir İSG faaliyetinin (örneğin, tehlikeli madde kullanım izni, yüksekte çalışma izni, risk değerlendirmesi revizyonu, iş kazası bildirim süreci, eğitim talebi onayı vb.) ilgili sorumlular tarafından incelenmesini, değerlendirilmesini ve onaylanmasını kapsar. Bu süreçler, belirsizlikleri ortadan kaldırır, sorumlulukları netleştirir ve her adımın kayıt altına alınmasını sağlayarak denetim kolaylığı sunar.

2025 itibarıyla, onay iş akışları sadece bir belge onaylama sistemi olmanın ötesine geçerek, proaktif risk yönetimi ve sürekli iyileştirme mekanizmalarının temelini oluşturmaktadır. Akıllı otomasyon yetenekleri sayesinde, belirli kriterlere ulaşıldığında otomatik uyarılar gönderme, ilgili birimleri bilgilendirme ve hatta bazı basit onayları otomatik tamamlama gibi özellikler sunmaktadır. Bu dijitalleşme, İSG süreçlerinin hızlanmasını, hata payının azalmasını ve kaynakların daha verimli kullanılmasını sağlamaktadır.

• Temel Amaç: İSG süreçlerinde şeffaflık, izlenebilirlik ve standartlaşma sağlamak.
• Dijitalleşme: Kağıt tabanlı süreçlerin dijital ortama taşınması.
• Otomasyon: Tekrarlayan görevlerin ve onay adımlarının otomatikleştirilmesi.
• Risk Yönetimi: Potansiyel risklerin erken tespit edilip önlenmesine katkı.
• Uyumluluk: Yasal mevzuata ve standartlara uyumluluğu kolaylaştırma.

Onay İş Akışları Nasıl Çalışır?

Onay iş akışları, genellikle bir İSG Yazılım Hizmeti platformu üzerinden yönetilir. Sürecin işleyişi adım adım şu şekilde özetlenebilir:

1. Başlatma: Bir İSG faaliyeti (örneğin, yeni bir iş ekipmanı alımı için risk değerlendirmesi) ilgili kullanıcı tarafından sistemde başlatılır. Gerekli bilgiler, belgeler ve formlar sisteme yüklenir.
2. Tanımlı Adımlar: Sistem, önceden belirlenmiş iş akışına göre süreci ilgili departmana veya kişiye yönlendirir. Bu adımlar, örneğin önce İSG Uzmanının, ardından ilgili bölüm yöneticisinin ve son olarak da üst yönetimin onayını gerektirebilir.
3. İnceleme ve Değerlendirme: Her bir onay veren kişi, kendisine atanan adıma ulaştığında ilgili dokümanları inceler, değerlendirmesini yapar ve sistem üzerinden onay, ret veya ek bilgi talebinde bulunur.
4. Bildirimler ve Uyarılar: Sistem, sürecin her aşamasında ilgili kullanıcılara e-posta veya uygulama içi bildirimler göndererek süreci takip etmelerini sağlar. Gecikmelerde otomatik hatırlatmalar da devreye girebilir.
5. Kayıt ve İzlenebilirlik: Her adım, kim tarafından, ne zaman yapıldığına dair detaylı bir kayıtla sistemde saklanır. Bu sayede süreç baştan sona izlenebilir hale gelir.
6. Tamamlama veya Revizyon: Tüm onaylar tamamlandığında süreç başarıyla sonuçlanır. Eğer herhangi bir adımda ret kararı çıkarsa, süreç ilgili kullanıcıya geri gönderilerek gerekli revizyonların yapılması istenir.

2025 itibarıyla gelişmiş onay iş akışları, yapay zeka destekli analizlerle potansiyel riskleri öngörebilir ve onay süreçlerini daha akıllı hale getirebilir. Örneğin, bir risk değerlendirmesi onaylanırken, sistem benzer geçmişteki kazalardan elde edilen verilerle olası riskleri işaretleyebilir.

Yasal Zorunluluklar ve Mevzuat

Türkiye'de iş sağlığı ve güvenliği alanında onay iş akışlarının dijital olarak yönetilmesi, doğrudan bir zorunluluk olmasa da, 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu'nun temel prensipleri doğrultusunda birçok yükümlülüğün etkin bir şekilde yerine getirilmesini gerektirir. Bu yükümlülükler arasında:

• Risk Değerlendirmesi: İşyerindeki risklerin belirlenmesi, analiz edilmesi ve bu riskleri ortadan kaldırmak veya azaltmak için gerekli önlemlerin alınması. Onay iş akışları, bu sürecin adımlarını takip etmeyi ve kanıtlamayı kolaylaştırır. (6331 S.K. Madde 11)
• Eğitim ve Bilgilendirme: Çalışanların iş sağlığı ve güvenliği konularında eğitilmesi ve bilgilendirilmesi. Eğitim taleplerinin onaylanması, eğitimlerin planlanması ve takibi bu akışlarla yönetilebilir. (6331 S.K. Madde 17)
• Acil Durum Planları: İşyerinde meydana gelebilecek acil durumlara karşı planların hazırlanması ve uygulanması. Acil durum tatbikatlarının onaylanması ve sonuçlarının raporlanması. (6331 S.K. Madde 12)
• İş Kazası ve Meslek Hastalığı Bildirimi: Meydana gelen iş kazaları ve tespit edilen meslek hastalıklarının bildirilmesi süreçlerinin takibi ve ilgili kayıtların tutulması.
• İşveren Yükümlülükleri: İşverenlerin, iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili tüm tedbirleri alma ve ilgili belgeleri düzenleme ve saklama yükümlülüğü. Onay iş akışları, bu kayıtların dijital ortamda güvenli bir şekilde saklanmasını sağlar.

ISO 45001:2018 standardı, iş sağlığı ve güvenliği yönetim sistemleri için uluslararası bir çerçeve sunar. Bu standart, süreçlerin belgelendirilmesini, izlenmesini ve sürekli iyileştirilmesini zorunlu kılar. Onay iş akışları, ISO 45001 gerekliliklerini karşılamak için ideal bir araçtır; çünkü tüm İSG faaliyetlerinin planlanmış, yürütülmüş ve gözden geçirilmiş olduğunu kanıtlar nitelikte kayıtlar sunar.

Kimler İçin Gereklidir?

Onay iş akışları, iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili süreçleri yöneten tüm işyerleri için faydalıdır. Ancak, belirli sektörlerde ve büyüklükteki işletmelerde bu gereklilik daha da belirginleşir:

• Riskli Sektörler: İnşaat, madencilik, kimya, imalat, enerji gibi yüksek riskli sektörlerde, iş izinleri, çalışma ruhsatları ve acil durum prosedürleri gibi kritik onayların dijital olarak yönetilmesi hayati önem taşır.
• Büyük Ölçekli İşletmeler: Çok sayıda çalışanı, departmanı ve operasyonu olan büyük şirketlerde, süreçlerin standartlaştırılması ve tüm birimler arasında koordinasyonun sağlanması için onay iş akışları vazgeçilmezdir.
• Çok Şubeli Yapılar: Farklı lokasyonlarda faaliyet gösteren şirketlerde, merkezi bir İSG yönetim sistemi ve onay mekanizması kurmak için idealdir.
• Yasal Denetime Tabi İşletmeler: İSG mevzuatına uyumun sürekli denetlendiği ve kanıtlanması gereken durumlarda, dijital onay kayıtları büyük avantaj sağlar.
• ISO ve Diğer Sertifikasyon Süreçlerinde Olanlar: ISO 45001 gibi yönetim sistemi standartlarına uyum sağlamak isteyen firmalar için onay iş akışları, süreçlerinin belgelenmesi ve yönetilmesi açısından temel bir araçtır.
• Teknolojiyi Benimseyen ve Verimliliği Artırmak İsteyen Tüm İşletmeler: Dijital dönüşümü benimseyen, operasyonel verimliliği yüksek tutmayı hedefleyen ve İSG süreçlerinde hata payını minimize etmek isteyen her ölçekteki işletme.

Avantajları ve Faydaları

Onay iş akışlarının İSG Yazılım Hizmeti kapsamında kullanılması, işletmelere sayısız avantaj sunar:

• Artan Verimlilik: Manuel onay süreçlerinin ortadan kalkması, işlerin daha hızlı tamamlanmasını sağlar.
• Azalan Hata Payı: Dijital formlar ve standartlaştırılmış süreçler, insan kaynaklı hataları minimize eder.
• Şeffaflık ve İzlenebilirlik: Her adımın kaydedilmesi sayesinde süreçler tam bir şeffaflık kazanır ve her zaman geriye dönük olarak incelenebilir.
• Gelişmiş Uyumluluk: Yasal mevzuata ve standartlara uyum, dijital kayıtlar sayesinde daha kolay ve güvenilir hale gelir.
• Gelişmiş Risk Yönetimi: Risk değerlendirmeleri, izin süreçleri gibi kritik alanlarda yapılan onaylar, potansiyel tehlikelerin önlenmesine katkı sağlar.
• Kaynak Tasarrufu: Kağıt, baskı, arşivleme ve manuel takip maliyetlerinden tasarruf edilir.
• Daha İyi Karar Alma: Süreçlere ilişkin toplanan veriler, daha bilinçli ve stratejik kararlar alınmasına olanak tanır.
• Çalışan Memnuniyeti: Süreçlerin daha hızlı ve adil işlemesi, çalışanların İSG süreçlerine olan güvenini artırır.
• Kurumsal İtibar: Güvenli bir iş ortamı oluşturmak ve bunu etkin bir şekilde yönetmek, şirketin kurumsal itibarını olumlu etkiler.