Kütahya Katılım ve Sınav Kayıtları Yönetimi

İş sağlığı ve güvenliği (İSG) alanında faaliyet gösteren her işletme için, çalışanların eğitimlerine katılımının takibi ve bu eğitimler sonrasında yapılan sınavların kayıtlarının eksiksiz tutulması hayati önem taşımaktadır. Katılım ve Sınav Kayıtları Yönetimi, bu süreçlerin dijital ortamda etkin bir şekilde yönetilmesini sağlayan kritik bir İSG yazılım hizmetidir. 2025 yılı itibarıyla dijitalleşmenin hız kazandığı iş dünyasında, bu kayıtların manuel olarak tutulması hem zaman kaybına hem de hata riskine yol açmaktadır. Bu hizmet, hem yasal uyumluluğu sağlamak hem de iş yerindeki güvenlik kültürünü güçlendirmek amacıyla tasarlanmıştır. Özellikle 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ile ilgili yönetmelikler ve ISO 45001:2018 standardı çerçevesinde, doğru ve güncel kayıt tutma zorunluluğu bulunmaktadır. Bu yazımızda, katılım ve sınav kayıtlarının ne olduğunu, nasıl yönetildiğini, yasal gerekliliklerini, kimler için zorunlu olduğunu ve bu hizmetin işletmelere sağlayacağı avantajları detaylı bir şekilde ele alacağız. Hedef kitlemiz, iş sağlığı ve güvenliği profesyonelleri, İSG uzmanları, insan kaynakları yöneticileri ve iş yeri sahipleridir.

Katılım ve Sınav Kayıtları Yönetimi Nedir?

Katılım ve Sınav Kayıtları Yönetimi, iş yerinde gerçekleştirilen tüm İSG eğitimlerine (temel eğitimler, yenileme eğitimleri, özel risk eğitimleri vb.) katılan çalışanların kimlik bilgilerini, katıldıkları eğitimlerin adını, tarihini, süresini ve varsa eğitmenin bilgilerini içeren kayıtların düzenli bir şekilde tutulmasıdır. Aynı zamanda, bu eğitimler sonucunda yapılan ölçme ve değerlendirme (sınav) sonuçlarının da sistematik olarak kaydedilmesi ve saklanması bu hizmetin kapsamına girer. 2025 ve sonrası dönemde, bu kayıtlar genellikle dijital platformlar üzerinden, özel İSG yazılımları aracılığıyla yönetilmektedir. Bu yazılımlar, kayıtların güvenliğini, erişilebilirliğini ve analiz edilebilirliğini artırır. Amaç, her çalışanın gerekli İSG eğitimlerini aldığından emin olmak ve bu süreçlerin denetimlere hazır bir şekilde bulundurulmasını sağlamaktır.

Katılım ve Sınav Kayıtları Yönetimi Nasıl Çalışır?

Katılım ve Sınav Kayıtları Yönetimi yazılımları, kullanıcı dostu arayüzleri ile süreci oldukça basitleştirir. Temel işleyiş şu adımları içerir:

• Eğitim Tanımlama: Sisteme verilecek olan eğitimlerin (adı, içeriği, süresi, amacı vb.) tanımlanması.
• Katılımcı Kaydı: Çalışanların kimlik bilgilerinin sisteme yüklenmesi veya mevcut veritabanından seçilmesi.
• Katılım Takibi: Eğitim sırasında veya sonrasında katılımcıların işaretlenmesi. Bu, dijital yoklama formları, parmak izi okuyucular veya manuel girişlerle yapılabilir.
• Sınav Kaydı: Eğitim sonrası yapılan sınavların (çoktan seçmeli, doğru-yanlış, yazılı vb.) sonuçlarının sisteme girilmesi.
• Raporlama: Belirli bir çalışanın tüm eğitim ve sınav kayıtlarını görme, toplu olarak eğitim tamamlama oranlarını analiz etme, eksik eğitimleri tespit etme gibi çeşitli raporların alınması.
• Sorgulama ve Denetim: İhtiyaç duyulduğunda belirli bir çalışana veya tüm çalışan grubuna ait kayıtların hızlıca sorgulanabilmesi ve denetimlere sunulabilmesi.

2025 itibarıyla pek çok yazılım, mobil uyumluluk ve bulut tabanlı depolama ile bu süreci daha da erişilebilir hale getirmiştir.

Yasal Zorunluluklar ve Mevzuat

Türkiye'de iş sağlığı ve güvenliği alanındaki yasal düzenlemeler, çalışma ortamlarının güvenli hale getirilmesini ve çalışanların korunmasını hedefler. Katılım ve sınav kayıtlarının tutulması bu yasal çerçevenin ayrılmaz bir parçasıdır:

• 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu: İşverenlerin, çalışanların iş sağlığı ve güvenliği eğitimlerini almalarını sağlamakla yükümlü olduğunu belirtir. Eğitimlerin içeriği, süresi ve kimlerin alması gerektiği gibi detaylar ilgili yönetmeliklerle belirlenmiştir. Kayıtların tutulması, bu yükümlülüğün yerine getirildiğinin kanıtı niteliğindedir.
• İş Sağlığı ve Güvenliği Eğitimlerinin Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik: Bu yönetmelik, hangi eğitimlerin ne kadar sürede ve kimlere verileceğini detaylandırır. Eğitim sonrasında yapılan ölçme ve değerlendirmelerin kayıt altına alınması zorunludur.
• ISO 45001:2018 Standardı: İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sistemleri standardı olan ISO 45001, kuruluşlardan İSG risklerini yönetmelerini, İSG performanslarını sürekli iyileştirmelerini ve ilgili yasal gerekliliklere uymalarını bekler. Eğitim kayıtlarının eksiksiz tutulması, standardın 'Yeterlilik' ve 'Farkındalık' maddeleriyle doğrudan ilişkilidir.

2025 yılında, bu mevzuatların dijital kayıt tutma yönündeki eğiliminin daha da güçlendiği görülmektedir.

Kimler İçin Gereklidir?

Katılım ve Sınav Kayıtları Yönetimi, iş sağlığı ve güvenliği mevzuatına tabi olan ve çalışan istihdam eden tüm iş yerleri için gereklidir. Bu kapsamda:

• Tüm Kamu Kurum ve Kuruluşları
• Tüm Özel Sektör İşletmeleri:
• Sanayi ve üretim tesisleri
• Hizmet sektörü (bankacılık, turizm, eğitim vb.)
• Sağlık kuruluşları
• İnşaat firmaları
• Ticaret ve perakende işletmeleri
• Tarım işletmeleri
• Liman ve denizcilik işletmeleri
• Alt İşverenler ve Yükleniciler: Kendi bünyelerindeki çalışanlar için.

Özellikle tehlikeli ve çok tehlikeli sınıfta yer alan iş yerlerinde, verilen eğitimlerin çeşitliliği ve sıklığı göz önüne alındığında, bu kayıtların etkin yönetimi daha da büyük önem kazanmaktadır.

Avantajları ve Faydaları

Katılım ve Sınav Kayıtları Yönetimi yazılımlarının kullanımı, işletmelere birçok avantaj sunar:

• Yasal Uyumluluk: Denetimlerde ve olası iş kazalarında, gerekli eğitimlerin verildiğinin kanıtı olarak sunulabilir, cezai yaptırımlardan kaçınılmasını sağlar.
• Zaman ve Maliyet Tasarrufu: Manuel kayıt tutma süreçlerini ortadan kaldırarak, İSG profesyonellerinin daha stratejik görevlere odaklanmasını sağlar.
• Hata Azaltma: Dijital ortamda tutulan kayıtlar, insan hatası riskini minimize eder.
• Eğitim Verimliliği: Hangi çalışanların hangi eğitimleri alması gerektiğini otomatik olarak takip ederek, eğitim süreçlerinin daha planlı ve verimli yürütülmesini sağlar.
• Güvenlik Kültürü Gelişimi: Çalışanların İSG eğitimlerine verilen önemin ve ciddiyetin farkında olmalarını sağlayarak, iş yerinde güvenlik kültürünün pekişmesine katkıda bulunur.
• Risk Yönetimi: Hangi çalışanların hangi risklere karşı eğitildiğinin net olarak görülmesi, risk değerlendirme süreçlerini destekler.
• Kolay Erişim ve Analiz: İhtiyaç duyulan her an, ilgili kayıtlara hızlıca erişilebilir ve detaylı analizler yapılabilir.

2025 ve sonrası için bu avantajlar, işletmelerin rekabet gücünü artırmada da kritik rol oynayacaktır.