Ağrı Varlık Envanteri Oluşturma ve Yönetimi

Türkiye'nin önde gelen İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) uzmanları olarak, işletmelerin dijital çağda ayakta kalabilmeleri için kritik öneme sahip olan varlık envanteri konusunu 2025 yılı itibarıyla güncel bir bakış açısıyla ele alıyoruz. 15 yılı aşkın İSO BELGELENDİRME deneyimimizle, şirketlerin hem yasal mevzuata tam uyum sağlamalarına hem de operasyonel verimliliklerini artırmalarına yardımcı olacak bu rehberi hazırladık. Varlık envanteri, bir işletmenin sahip olduğu tüm fiziksel ve dijital varlıkların sistematik bir şekilde kaydedilmesi, sınıflandırılması ve izlenmesi sürecidir. Bu süreç, özellikle iş sağlığı ve güvenliği (İSG) yönetim sistemlerinin ayrılmaz bir parçasıdır. 2025 itibarıyla, değişen teknoloji ve küreselleşen iş modelleriyle birlikte varlık envanterinin kapsamı ve önemi daha da artmıştır. Bu rehber, İSO 45001 standartları ve 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu çerçevesinde, varlık envanterinin ne olduğunu, nasıl oluşturulduğunu, yasal zorunluluklarını ve sunduğu avantajları detaylı bir şekilde açıklayacaktır. Hedef kitlemiz, İSG profesyonelleri, işletme yöneticileri, kalite yöneticileri ve bu alanda bilgi sahibi olmak isteyen tüm paydaşlardır.

Varlık Envanteri Nedir?

2025 itibarıyla varlık envanteri, bir kuruluşun operasyonel sürekliliğini, güvenliğini ve yasal uyumluluğunu sağlamak amacıyla sahip olduğu tüm somut ve soyut varlıkların detaylı ve sistematik bir kaydıdır. Bu kayıt, yalnızca ekipmanları değil, aynı zamanda yazılımları, fikri mülkiyetleri, doğal kaynakları, insan kaynakları potansiyelini ve hatta riskleri de kapsayabilir. Varlık envanteri, bir işletmenin neye sahip olduğunu bilmesi, bu varlıkların değerini ve durumunu anlaması ve bu varlıkları etkin bir şekilde yönetebilmesi için temel bir araçtır. Günümüzde, dijitalleşmenin etkisiyle varlık envanterine dijital varlıklar da (lisanslar, bulut hizmetleri, veri tabanları vb.) dahil edilmekte ve bu süreç daha da karmaşıklaşmaktadır.

• Fiziksel Varlıklar: Makineler, araçlar, binalar, donanımlar, aletler, hammaddeler, stoklar.
• Dijital Varlıklar: Yazılımlar, lisanslar, veritabanları, web siteleri, mobil uygulamalar, bulut hizmetleri, veri setleri.
• Soyut Varlıklar: Fikri mülkiyet hakları (patentler, telif hakları), ticari markalar, marka değeri, eğitimli personel ve uzmanlık bilgisi.
• Finansal Varlıklar: Yatırımlar, alacaklar, nakit.

2025'te varlık envanterinin amacı, varlıkların yaşam döngüsünü yönetmek, bakım ve onarım ihtiyaçlarını belirlemek, riskleri minimize etmek, yatırım kararlarını desteklemek ve yasal düzenlemelere uyumu sağlamaktır.

Varlık Envanteri Nasıl Oluşturulur ve Yönetilir?

Varlık envanteri oluşturma süreci, dikkatli bir planlama ve uygulama gerektirir. 2025 itibarıyla bu süreç, dijital araçların ve yazılımların entegrasyonu ile daha verimli hale gelmiştir.

1. Kapsam Belirleme:

Hangi varlık türlerinin envantere dahil edileceğine karar verilir. Bu, kuruluşun büyüklüğüne, faaliyet alanına ve risk profiline göre değişiklik gösterebilir. ISO 45001 gereklilikleri doğrultusunda, İSG ile ilgili tüm varlıkların (makine, ekipman, tehlikeli madde vb.) öncelikli olarak envantere alınması esastır.

2. Veri Toplama:

Her bir varlık için gerekli bilgiler toplanır. Bu bilgiler şunları içerebilir:

• Varlık adı ve tanımı
• Benzersiz kimlik numarası (barkod, seri numarası vb.)
• Konum (fiziksel veya dijital)
• Satın alma tarihi ve maliyeti
• Mevcut durumu (çalışır, arızalı, yedekte vb.)
• Bakım geçmişi ve programı
• Sorumlu birim veya kişi
• Risk değerlendirmesi sonuçları
• İSG ile ilgili özel gereklilikler (periyodik muayene, testler vb.)

3. Sınıflandırma ve Gruplandırma:

Toplanan veriler, varlıkların türüne, önemine, risk düzeyine veya bulunduğu departmana göre sınıflandırılır ve gruplandırılır. Bu, daha etkin yönetim ve raporlama için önemlidir.

4. Kayıt Altına Alma ve Dijitalleştirme:

Varlık bilgileri, özel varlık takip yazılımları, veri tabanları veya elektronik tablolar aracılığıyla kayıt altına alınır. 2025 trendleri, bulut tabanlı sistemler ve IoT (Nesnelerin İnterneti) entegrasyonu ile varlıkların gerçek zamanlı takibini mümkün kılmaktadır.

5. İzleme ve Güncelleme:

Varlık envanteri statik bir belge değildir. Varlıkların durumu değiştikçe (bakım, onarım, elden çıkarma, yeni alım vb.), envanter düzenli olarak güncellenmelidir. Bu, envanterin her zaman doğru ve güncel olmasını sağlar.

6. Raporlama ve Analiz:

Varlık envanteri, düzenli raporlar ve analizler için temel oluşturur. Bu analizler, varlıkların kullanım ömrü tahminleri, bakım maliyetleri, risk azaltma stratejileri ve yatırım planlaması gibi konularda karar vericilere ışık tutar.

Yasal Zorunluluklar ve Mevzuat

Türkiye'de varlık envanteri oluşturma ve yönetimi, doğrudan bir kanun maddesi olmasa da, 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ve ilgili yönetmelikler kapsamında dolaylı olarak zorunludur. İşverenlerin, işyerinde bulunan tüm ekipmanların, makinelerin ve tesislerin güvenliğinden sorumlu olması, bu varlıkların envanterinin çıkarılmasını ve belirli periyotlarda kontrol edilmesini gerektirir.

• 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu: Madde 4 ve ilgili maddeler, işverenin iş sağlığı ve güvenliğini sağlamakla yükümlü olduğunu belirtir. Bu yükümlülük, işyerindeki riskleri belirlemek ve ortadan kaldırmak için varlıkların bilinmesini ve kontrol altında tutulmasını zorunlu kılar.
• İş Ekipmanlarının Periyodik Kontrolleri Hakkında Yönetmelik: Bu yönetmelik, işyerinde kullanılan iş ekipmanlarının (kaldırma ve iletme ekipmanları, basınçlı kaplar ve tesisatlar, tehlikeli makineler vb.) periyodik olarak yetkili kişilerce kontrol edilmesini zorunlu kılar. Bu kontrollerin yapılabilmesi için öncelikle bu ekipmanların bir envanterinin çıkarılması gerekmektedir.
• İş Sağlığı ve Güvenliği Risk Değerlendirmesi Yönetmeliği: Risk değerlendirmesi yapılırken, işyerinde bulunan tüm varlıkların potansiyel tehlikeleri ve riskleri belirlenmelidir. Bu, varlık envanterinin risk değerlendirmesinin temelini oluşturduğunu gösterir.
• ISO 45001:2018 İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sistemi Standardı: Bu standart, kuruluşların İSG performanslarını sürekli iyileştirmeleri için bir çerçeve sunar. Standardın 8.1 maddesi olan 'Operasyonel Planlama ve Kontrol' ve 8.2 maddesi olan 'Acil Durum Hazırlığı ve Müdahale' bölümleri, tehlikeli varlıkların tanımlanmasını, kontrol edilmesini ve acil durumlarda ne yapılacağının belirlenmesini gerektirir. Bu da varlık envanterinin önemini vurgular.

2025 itibarıyla, özellikle dijital varlıkların da İSG riskleri taşıyabileceği (veri ihlalleri, siber saldırılar vb.) göz önünde bulundurularak, bu varlıkların da envantere dahil edilmesi ve gerekli güvenlik önlemlerinin alınması önem kazanmıştır.

Kimler İçin Gereklidir?

Varlık envanteri, sadece büyük ölçekli işletmeler için değil, her ölçekteki ve sektördeki kuruluşlar için gereklidir. 2025'te dijitalleşme ve otomasyonun yaygınlaşmasıyla birlikte, varlık envanteri daha da kritik hale gelmiştir.

• İmalat Sanayi: Makine ve ekipmanların güvenli kullanımı ve bakımı için.
• İnşaat Sektörü: İnşaat makineleri, ekipmanlar ve malzemelerin takibi için.
• Enerji Sektörü: Santrallerdeki kritik ekipmanların ve tesislerin envanteri ve bakımı için.
• Sağlık Sektörü: Tıbbi cihazların kalibrasyonu, bakımı ve güvenliği için.
• Bilgi Teknolojileri (BT) Şirketleri: Sunucular, yazılımlar, lisanslar, ağ altyapısı ve veri güvenliği için.
• Hizmet Sektörü: Ofis ekipmanları, araçlar, teknolojik altyapıların yönetimi için.
• Kamu Kurumları: Tüm kamu varlıklarının etkin kullanımı ve takibi için.

Özellikle ISO 45001 belgesi almak isteyen veya mevcut İSG yönetim sistemini iyileştirmek isteyen tüm kuruluşlar için varlık envanteri, temel bir adımdır.

Varlık Envanterinin Avantajları ve Faydaları

Etkin bir varlık envanteri, bir işletmeye pek çok açıdan önemli avantajlar sağlar:

• Artan Güvenlik: Tehlikeli varlıkların belirlenmesi, periyodik kontrollerin yapılması ve risklerin azaltılması sayesinde iş kazaları ve meslek hastalıkları riski azalır.
• Yasal Uyumluluk: İlgili mevzuat ve standartlara (6331 Sayılı Kanun, ISO 45001 vb.) uyum kolaylaşır.
• Operasyonel Verimlilik: Varlıkların nerede olduğunu, hangi durumda olduğunu bilmek, iş süreçlerini hızlandırır ve gereksiz beklemeleri önler.
• Maliyet Kontrolü: Bakım ve onarım ihtiyaçlarının zamanında karşılanması, büyük arızaların ve beklenmedik maliyetlerin önüne geçer. Varlıkların ömrü uzar.
• Daha İyi Karar Alma: Varlıkların durumu ve performansı hakkında doğru veriler, yatırım kararlarını, bütçeleme ve kaynak planlamasını destekler.
• Kaynak Optimizasyonu: Hangi varlıkların kullanıldığını, hangilerinin atıl durumda olduğunu bilmek, kaynakların daha etkin kullanılmasını sağlar.
• Çevresel Etki Azaltma: Varlıkların ömrünün uzatılması ve etkin kullanımı, atık miktarını azaltarak çevresel ayak izini küçültür.
• Sigorta ve Finansal Yönetim: Varlıkların doğru değerlemesi, sigorta poliçelerinin güncel tutulmasına ve finansal raporlamanın doğruluğuna katkı sağlar.

2025 itibarıyla, varlık envanterinin dijitalleştirilmesi ve akıllı takip sistemleriyle entegrasyonu, bu faydaları katlayarak artırmaktadır.