Nevşehir Aşama 1 Denetim (Doküman): ISO 45001 Belgelendirme Sürecinin Temel Taşı

Türkiye'nin önde gelen İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) uzmanları olarak, 2025 yılına özel olarak hazırladığımız bu bilgilendirici içerikte, İSO 45001 belgelendirme sürecinin kritik bir adımı olan Aşama 1 Denetim (Doküman İncelemesi)'ni detaylı bir şekilde ele alıyoruz. Bu denetim, bir kuruluşun mevcut iş sağlığı ve güvenliği yönetim sisteminin (İSGYS) dokümantasyonunun, ISO 45001:2018 standardının gerekliliklerine ne ölçüde uyduğunu değerlendirmek amacıyla gerçekleştirilir. Özellikle 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ile ilgili yönetmeliklerin güncel hükümleri çerçevesinde, firmaların belgelendirme yolculuklarındaki bu ilk ve en önemli adımı anlamaları büyük önem taşımaktadır. Amacımız, kurumların bu aşamayı başarıyla tamamlamaları için gerekli bilgi ve rehberliği sunmaktır.

Aşama 1 Denetim (Doküman) Nedir?

Aşama 1 Denetim (Doküman İncelemesi), ISO 45001:2018 İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sistemi belgelendirme sürecinin ilk aşamasıdır. Bu denetim, belgelendirme kuruluşunun (denetçi) firmanın İSGYS'sine ait tüm yazılı belgeleri, politikaları, prosedürleri, talimatları ve kayıtları inceleyerek, standardın gerekliliklerini ne ölçüde karşıladığını tespit etme sürecidir. Temel amaç, sistemin belgelendirme için hazır olup olmadığını anlamak, potansiyel uygunsuzlukları ve iyileştirme alanlarını belirlemektir. 2025 yılı itibarıyla, bu inceleme, dijitalleşen iş süreçleri ve artan yasal mevzuat uyumluluğu gereksinimleri göz önüne alındığında daha da stratejik bir hale gelmiştir.

Aşama 1 Denetiminin Kapsamı (2025 Güncel Durum):

• Yönetim Sistemi Dokümantasyonu: İSGYS'nin temel politika, amaç ve hedeflerini içeren dokümanlar.
• Prosedürler ve Talimatlar: İş sağlığı ve güvenliği ile ilgili risk değerlendirmesi, acil durum planları, eğitimler, denetimler gibi kritik süreçleri tanımlayan yazılı belgeler.
• Kayıtlar: Eğitim kayıtları, kaza raporları, bakım kayıtları, kişisel koruyucu donanım dağıtım kayıtları gibi geçmişe dönük kanıtları sunan belgeler.
• Yasal Uyumluluk Kontrolü: 6331 Sayılı Kanun ve ilgili ikincil mevzuatın gerektirdiği dokümanların varlığı ve içeriğinin yeterliliği.
• Risk ve Fırsat Yönetimi Dokümantasyonu: Risk değerlendirmesi metodolojisi, belirlenen risklere yönelik önleyici faaliyetler ve fırsatların değerlendirilmesi.

Bu aşamada denetçiler, firmanın İSGYS'sinin yapısal bütünlüğünü ve standardın temel gereksinimlerine uygunluğunu değerlendirirler.

Aşama 1 Denetim (Doküman) Nasıl Çalışır?

Aşama 1 denetimi, genellikle birkaç adımdan oluşan yapılandırılmış bir süreçtir. 2025 yılına gelindiğinde, teknolojik gelişmelerle birlikte uzaktan erişim ve dijital dosya paylaşımı bu süreci daha verimli hale getirmiştir.

Aşama 1 Denetim Süreci Adımları (2025 Güncel Yaklaşım):

1. Başvuru ve Ön Bilgilendirme: Firma, belgelendirme kuruluşu ile iletişime geçer ve ISO 45001 belgelendirme sürecini başlatır. Belgelendirme kuruluşu, Aşama 1 denetiminin kapsamı, gereklilikleri ve süreci hakkında firmaya detaylı bilgi verir.
2. Doküman Teslimi: Firma, İSGYS'sine ait tüm ilgili dokümanları (politika, prosedürler, talimatlar, risk değerlendirmesi, acil durum planları vb.) belirlenen formatta (genellikle dijital olarak) belgelendirme kuruluşuna iletir.
3. Doküman İncelemesi: Belgelendirme kuruluşunun uzman denetçileri, teslim edilen dokümanları ISO 45001:2018 standardı ve ilgili yasal mevzuat (6331 Sayılı Kanun vb.) kapsamında titizlikle inceler. Bu inceleme, dokümanların standardın şartlarını ne ölçüde karşıladığını, tutarlılığını ve eksiksizliğini değerlendirir.
4. Raporlama ve Geri Bildirim: İnceleme sonucunda denetçi, bir rapor hazırlar. Bu raporda, dokümantasyondaki güçlü yönler, iyileştirme alanları ve olası uygunsuzluklar belirtilir. Firmanın Aşama 2 denetimine hazır olup olmadığına dair bir ön değerlendirme yapılır.
5. İyileştirme Faaliyetleri (Gerekirse): Raporda belirtilen eksiklikler veya uygunsuzluklar varsa, firma bu konularda gerekli düzeltici ve önleyici faaliyetleri uygular. Bu süreç, Aşama 2 denetimi öncesinde tamamlanmalıdır.

2025 itibarıyla, denetçiler genellikle video konferans araçları ve güvenli dosya paylaşım platformları aracılığıyla bu süreci yürütmektedir. Bu, hem zaman hem de maliyet tasarrufu sağlamaktadır.

Yasal Zorunluluklar ve Mevzuat

Türkiye'de iş sağlığı ve güvenliği alanında faaliyet gösteren her kuruluş, 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu'na uymakla yükümlüdür. ISO 45001 belgelendirmesi, bu yasal yükümlülüklerin ötesinde, gönüllü olarak bir yönetim sistemi kurma ve işletme isteğini gösterse de, belgelendirme süreci yasal mevzuata tam uyumluluğu gerektirir.

İlgili Mevzuat ve Standartlar (2025 Güncel):

• 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu: İşyerlerinde iş sağlığı ve güvenliğinin sağlanması ve mevcut sağlık ve güvenlik koşullarının iyileştirilmesi için alınması gereken önlemleri belirler.
• İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sistemleri Hakkında Yönetmelik (varsa güncel versiyonu): İSGYS kurma, uygulama ve sürdürme prensiplerini detaylandırır.
• Risk Değerlendirmesi Yönetmeliği: İşyerlerindeki risklerin belirlenmesi, analiz edilmesi ve kontrol altına alınması için izlenecek adımları tanımlar.
• Acil Durumlar Hakkında Yönetmelik: İşyerlerinde meydana gelebilecek acil durumlar için alınacak önlemleri ve hazırlanacak planları belirler.
• ISO 45001:2018 Standardı: İş sağlığı ve güvenliği yönetim sistemi için uluslararası gereklilikleri tanımlar.

Aşama 1 denetiminde, bu yasal gerekliliklerin dokümantasyonla ne ölçüde karşılandığı da incelenir. Örneğin, risk değerlendirme raporunun güncelliği, acil durum planının içeriğinin yeterliliği gibi unsurlar değerlendirilir.

Kimler İçin Gereklidir?

ISO 45001 belgelendirme süreci ve dolayısıyla Aşama 1 denetimi, iş sağlığı ve güvenliği performansını sistematik bir şekilde yönetmek, riskleri azaltmak ve yasal uyumluluğu sağlamak isteyen her ölçek ve sektörden kuruluş için faydalıdır. 2025 itibarıyla, özellikle aşağıdaki gruplar için bu süreç daha da önem kazanmıştır:

Hedef Kitle ve Gereklilikler:

• Büyük ve Orta Ölçekli İşletmeler: Daha karmaşık yapıda iş sağlığı ve güvenliği risklerine sahip olabilen bu işletmeler için yapısal bir yönetim sistemi kurulması büyük önem taşır.
• Kamu Kurumları ve Kuruluşları: Kamu hizmeti sunan kurumlar, vatandaş güvenliği ve çalışan sağlığı açısından standartları yükseltmek amacıyla bu belgeyi tercih edebilir.
• Belirli Sektörlerdeki Firmalar: İnşaat, madencilik, kimya, imalat gibi yüksek riskli sektörlerde faaliyet gösteren firmalar için ISO 45001 sertifikası, hem müşteri taleplerini karşılamak hem de riskleri etkin yönetmek adına kritik bir gereklilik haline gelmiştir.
• Uluslararası Faaliyet Gösteren Firmalar: Global pazarda rekabet avantajı sağlamak ve uluslararası standartlara uyum göstermek isteyen şirketler.
• Tedarik Zincirinde Yer Alan Firmalar: Büyük müşteriler veya ana yükleniciler tarafından tedarik zincirinde yer almak için ISO 45001 belgesi talep edilen firmalar.

Temel olarak, iş kazalarını ve meslek hastalıklarını önlemeyi, çalışanların sağlık ve güvenliğini en üst düzeyde tutmayı hedefleyen her kuruluş, Aşama 1 denetimi ile bu yolculuğa başlamalıdır.

Avantajları ve Faydaları

Aşama 1 denetimini başarıyla tamamlamak ve ISO 45001 sertifikası almak, bir kuruluş için bir dizi önemli avantaj ve fayda sunar. 2025 yılı ve sonrası için bu faydalar daha da belirginleşmektedir.

Kapsamlı Faydalar (2025 Perspektifi):

• Risk Azaltma ve Maliyet Kontrolü: İş kazaları ve meslek hastalıklarının azalmasıyla doğrudan maliyet tasarrufu sağlanır (tıbbi masraflar, tazminatlar, üretim kaybı vb.).
• Yasal Uyumluluk ve İtibar: 6331 Sayılı Kanun ve ilgili mevzuata tam uyum sağlanarak yasal yaptırımlar ve cezalar önlenir. Kurumsal itibar artar.
• Çalışan Motivasyonu ve Verimlilik: Güvenli bir çalışma ortamı, çalışanların motivasyonunu ve bağlılığını artırarak genel iş verimliliğini yükseltir.
• Operasyonel Süreklilik: Olası iş kazaları veya acil durumlar karşısında sistemin hazırlıklı olması, operasyonel kesintileri minimize eder.
• Pazar Rekabetçiliği: ISO 45001 sertifikası, özellikle uluslararası pazarlarda ve büyük projelerde önemli bir rekabet avantajı sağlar. Müşteri memnuniyetini artırır.
• Sürekli İyileştirme Kültürü: Yönetim sistemi, sürekli iyileştirme prensibini benimseyerek kuruluşun zamanla daha güvenli ve etkin hale gelmesini sağlar.

Aşama 1 denetimi, bu faydaların temelini oluşturan, sağlam bir dokümantasyon altyapısı kurmanın ilk adımıdır.